E-card管理マニュアル                       Vol.1.0.1 2002.12.13改定


1、E-card導入にいたる経緯
2、管理について
3、保管について
4、合宿・練習会での使用
5、大会での使用について
6、メンテナンスについて
7、引継ぎについて
8、E-card貸出しについて
9、その他


1、E-card導入にいたる目的
  ・今後、練習会・合宿などの使用で当クラブのレベルを向上させる。
  ・全国で普及が進んでる電子化の流れにのるため。

2、管理について
 2-1 管理責任者の選出
   ・毎年管理責任者を執行部を務める学年より1名、副管理責任者を次年度執行部学年1名から選出すること。
   ・上記二名はこのマニュアルの下、管理を行なうこと。
 2-2 個人での管理
   ・カードは4年間部より個々に固有のカードを貸与する。
   ・紛失防止のため原則倉庫からの持ち出しは禁止する。
 2-3 管理費用
   ・管理のための費用は、毎年開かれる金大大会から基本的に得ることにする。
   ・その額は、(金大大会参加者数)×200円とする。
   ・管理費用は責任者が管理することにする。
   ・費用の納入時期は、金大大会開催後一ヶ月以内とする。
   ・金沢大学OLC名義の貯金通帳を開設すること。

3、保管について
 3-1 保管場所・方法
   ・保管場所は部室倉庫とする。
   ・カードについては専用ボックスを二つ用意し管理する。一つは部室に置いたままにし、一つは持ち出しの時に使用することにする。持ち出しの際は必要分のカードしか持ち出さないこと。
   ・ユニットについては専用ボックスを一つ用意して管理する。
   ・周辺機器についても専用ボックスを用意して管理する。
   ・ボックスは鍵つきのものにする。
   ・ボックスの鍵は、責任者・副責任者・部長が保管することにする。
   ・このボックスの鍵を紛失した際は新しい鍵との変更が望まれる。
 3-2 紛失について
  3-2-1 貸与されたカードについて
   ・大会中など個人で使用していた場合等明らかにその本人の責任と認められるときは、本人の責任とし、新たにカードを導入できる費用を部に納めること。
  3-2-2 部管理のカードが紛失した場合
   ・責任者はその紛失の原因を追究し、今後そのような事態が起こらないように、その事態の経過をこのマニュアル書のその他の項目に報告書を掲載すること。
   ・紛失分のカードの補充については、そのときの部の財政状況などを検討し、部費および大会費用などから捻出すること。
  3‐2‐3 ユニットの紛失
   ・明らかに本人の責任と認められるときは、その本人責任とする。
   ・責任の所在がはっきりしない場合は、今後そのような事態が起こらないように、その事態の経過を本マニュアル書のその他の項目に報告書を記載すること。
   ・補充に関してはカードの場合に準ずる。
  3‐2‐4 参考
   ・カードは一枚約3,000円。ユニットは約5000円。(問い合わせ先:Emit協会)

4、合宿・練習会での使用
 4-1 合宿での使用
   ・責任者は合宿で持ち出す際はリストを3部作成すること。(様式1参照)
   ・使用後は現地において紛失がないか確認すること。
   ・金沢に戻って倉庫に保管する際また再確認すること。
 4-1 練習会での使用
   ・合宿での使用に準ずる。

5、大会での使用
 5-1 申込み
   ・渉外は、個人E-card使用が認められている大会は申込みの段階でその手続きをすること。
   ・申込方法は各大会の要項にしたがうこと。
 5-2 倉庫からの持ち出し
   ・大会へカードを持ち出す際は、責任者が前もって参加者について情報を得て必要分だけを持ち出し用のボックスにいれ大会へ持参すること。
   ・責任者がその大会へ不参加の場合は、副責任者がその役を行なう。さらに副責任者も不参加の場合は部長、そして責任者から指名された人がその役を行なう。
 5-3 受付
   ・各大会において各自のE-cardを使用する時は、各自で受付に持参すること。
 5-4 大会運営者からのカードの返却
   ・大会終了後運営者からのカードの返却作業が行なわれ始めたら、責任者が返還されるカードを取りに行くこと。
   ・そして、返却されたカードは一度各々の使用者に返還すること。
   ・返還された使用者は、そのカードを洗浄しカードを持ち出しようのボックスに返却すること。
   ・返還に漏れたカードがあったらそれは使用者個々で運営者の所まで返還の手続きを行なうこと。
   ・帰宅の際は必ずカードがすべてそろっているか、責任者は確認すること。

6、メンテナンスについて
 6-1 カードの洗浄
   ・使用後は必ず洗浄すること。故障の原因となる。
   ・洗浄はカード本体だけではなく、ゴムバンドのところも必ず毎回洗浄すること。匂いの原因となる。
   ・部から貸与されたカードは、それぞれの使用者が洗浄すること。
   ・部員貸与されていないカードが使用された場合は、それを使った人に原則洗浄してもらうが無理なときは、責任者指示の下部員で洗浄すること。
 6‐2 ユニットの洗浄
   ・使用後は、責任者の指示に従い部員全員で洗浄をすること。
 6-3 電池切れ
   ・責任者はEmit協会に連絡しその後の対応の指示を仰ぐ。多分電池の交換をしてくれると思う。
   ・費用は部管理のカードの紛失の際の費用出費に準ずる。
   ・Emit協会はhttp://www.orienteerig.com/indexからリンクされているのでそれを参照のこと。
 6‐4 故障
   ・故障の際はEmit協会に問い合わせその後の指示を仰ぐこと。

7、引継ぎについて
 7-1 返還
   ・部を去る人は原則カードを返却すること。
 7-2 その後の手続き
   ・返還されたカードは次年度の新入部員に引き継ぐことにする。
   ・責任者は年に一度必ずカードの貸与状況が分かる用紙を作成し、それを副責任者・渉外・部長にそれぞれ一部づつと控え一枚の計5枚を制作すること。
   ・作成の期日は夏合宿前とする。
 7-3 買取り
   ・カードを返還せずに今後Myカードとして使用する人は、部が新たにカードを購入できる資金を納めること。
   ・Myカードにした場合は必ずEmit協会に連絡をし、カードを当部の管理下からはずし、自己の物とする手続きを各自で行なう。

8、E-card貸出しについて
 8-1 貸出しの費用
   ・E-cardの貸出しは基本的に有償にして良いと思う。
   ・貸出しの際の使用料はそのとき相手方との交渉により決めること。
   ・この交渉は管理責任者が行なうこと。
   ・ここで得られた費用は今後のメンテナンス等の費用として貯めること。
   ・貸出しにかかる送料なども交渉時に決めること。
 8-2 手順
   ・貸出しの際は貸出しリストを3部作成すること。(→様式1参照)
   ・リストは1部を相手方、1部を責任者、もう一部は予備として部長が控えを持つことにする。
   ・貸出しがあった際は必ずその記録を残しておくこと。
   ・カード等が返還されたときは直ちにその中の物に漏れがないか、責任者は自己のリストで確認すること。
   ・貸出しの際はボックスごと貸し出すこと。
 8-3 石川県協会への貸出し
  8‐3‐1 全般
    ・石川県協会が主催する大会へ貸出しする際は、無償で貸出しすること。
    ・貸出しの受渡し返還の窓口は県協会事務局とすること。
  8‐3‐2 カードの協会員への貸出し
    ・県協会の方がMyカードで各大会に参加したい場合は、大会一ヶ月前に申請をもらうこと。
    ・申請をもらったら、相手方に貸し出すE-cardナンバーを相手方に伝える。
    ・貸出しリストに記入のこと。(様式2参照)
    ・カードの受け渡しは大会当日会場で行なうこと。
    ・カードの返還も大会会場で行なうこと。
    ・もし、当クラブより参加者がいない場合は県協会の事務局を通して受け渡しすること。
    ・返還は大会終了後1週間以内にしてもらうこと。
    ・1週間たっても返還がなされない場合は事務局へ問い合わせをすること。
   
9、その他
 9-1 マニュアルについて
   ・このマニュアルに新たな改善点が必要と認められたら直ちにミーティんグで議題として取り上げ改善すること。
   ・年に一度、5月のミーティングで使用方法について再検討をすること。
 9-2 1回生
   ・カードの使用に不慣れな一回生などのサポートを確実にすること。
   ・各一回生に、それぞれサポートする人を専属でつけるのが好ましい。